В то время как одни люди находят время на работу, дом, хобби, занятия спортом, друзей и массу других интересных и полезных вещей, другие мечутся между работой и домом, уверяя, что у них нет ни одной свободной минуты. Между тем, специалисты по тайм-менеджменту (управлению временем) убеждены: лишний часик можно отыскать даже в самом плотном рабочем графике.
Не верите? Тогда устройте ревизию собственного времени. Запишите количество своих активных часов в неделю (если вы спите, например, 8 часов в сутки, то количество ваших активных часов – 16 х 7 дней =112) и скрупулезно запишите, на что уходит ваше время. Важно не забыть ничего – от дороги на работу и похода по магазинам до приготовления завтрака и приема душа. Наверняка, как минимум пару часов у вас на бумаге высвободилось – осталось только правильно ими распорядиться.
Шаг 2. Определите приоритетыДаже став гуру в тайм-менеджменте, вы не сможете объять необъятное. Но наверняка вы и не ставите перед собой цель успеть сделать все дела в мире. Главное – определиться с задачами, которые для вас по-настоящему важны – это и есть первый шаг к эффективному распределению времени.
Самый простой способ определиться с приоритетами – это воспользоваться матрицей Эйзенхауэра. Все очень просто: стоящие перед вами задачи нужно распределить по четырем квадратам: срочные и важные, несрочные и важные, срочные и неважные, несрочные и неважные.
Очевидно, что в первую очередь нужно делать срочные и важные дела.
Выполнение задачи из второго квадрата (несрочные и важные) можно растянуть на несколько дней.
Дела из квадрата срочные и неважные нужно либо делегировать, либо каким-то образом автоматизировать.
Несрочные и неважные задачи – просто вычеркнуть.
Шаг 3. Пользуйтесь принципом ПаретоЕсли расстановка приоритетов все еще вызывает определенные трудности, можно призвать на помощь принцип Парето (правило 80/20). Принцип гласит - если все предметы разместить в порядке их ценности, то 80% ценности придется на предметы, составляющие 20% от их общего числа, в то время как 20% ценности приходится на предметы, составляющие 80% от их общего числа.
То есть в списке из 10 дел выполнение всего лишь двух из них обеспечивает 80% успеха!
Шаг 4. Откажитесь от мультизадачностиПоследние исследования показывают, что человеческий мозг не умеет работать в режиме многозадачности. Когда человек пытается сосредоточиться сразу на нескольких вещах, на самом деле ему приходится постоянно переключаться. Такие юлии цезари на самом деле снижают скорость собственной работы и расходуют больше сил.
Гораздо правильнее и эффективнее будет полностью погрузиться в одну задачу, выполнить ее и только после этого приступать к следующей.
Шаг 5. Пишите списки делТот, кто считает, что списки дел только отнимают время (как минимум, на их обдумывание и написание) в корне не прав! Список дисциплинирует и мобилизует, поэтому он просто необходим тем, кто хочет успевать больше.
Эксперты советуют составлять несколько списков: глобальный (с долгосрочными планами и целями), месячный (с задачами на месяц) и ежедневный (с четким перечнем дел на день).
Ежедневный список задач следует составлять каждое утро, а глобальный лучше всего повесить на видном месте для дополнительной мотивации.
Шаг 6. Используйте правило двух минутМногие дела удобнее и выгоднее сделать прямо сейчас, не откладывая их в долгий ящик. Дать короткий ответ на электронное письмо, вызвать мастера, положить документ в нужную папку - все это лучше сделать и забыть.
В своей книге Как привести дела в порядок известный тайм-менеджер Дэвид Аллен советует: если перед вами дело, прежде всего следует определиться с ответами на два вопроса: нужно ли его делать сейчас и займет ли его выполнение менее двух минут. Если ответы на оба вопроса положительные, следует выполнить дело немедленно.
Разумеется, две минуты - условное время. Даже если дело грозит занять 3,5 минуты - тоже ничего страшного. Главное, что, выработав привычку делать короткие дела сразу же, человек не только достигает существенного роста производительности, но и экономит нервы и время.
Кстати, это же правило прекрасно работает и при выполнении домашних дел. Согласитесь: положить вещь на место займет ненамного больше времени, чем бросить ее там, где стоишь. Однако результат прямо противоположный: в первом случае мы обеспечиваем порядок в квартире, а во втором - беспорядок.
Шаг 7. Откажитесь от перфекционизмаИсследования показывают, что под прессингом времени мужчины отдают предпочтение объему выполненной работы, а женщины, наоборот, делают упор на качество.
Конечно, все дела нужно делать хорошо. Однако в то же время со многими перфекционизм может сыграть злую шутку, если не держать его под контролем. Стремление к идеальному результату нередко выливается в затягивание сроков. Часто приходится выбирать между сделать неидеально и не сделать вообще.
Здесь есть маленькая хитрость: устанавливать себе более жесткий дедлайн, чем того требуют обстоятельства. Оставшееся время вполне можно использовать на доработку, но чрезмерно увлекаться шлифовкой все же не стоит.
В ТЕМУ
Как стать продуктивнее1. Сильнее всего к деятельности мотивирует прогресс. Интересный момент: это правило работает, даже когда есть лишь иллюзия прогресса, например, в видеоиграх. Именно поэтому так важно писать списки дел и вычеркивать сделанное – при таком походе к делу прогресс становится наглядным. 2. Чтобы успевать больше, следует как можно больше дел превратить в привычки и ритуалы. Это может быть что угодно – от утренней пробежки до формирования ежедневных планов. Запасы энергии и силы воли не бесконечны, лучше приберечь их для самого важного, а остальное делать на автомате. 3. Контролируйте собственное расписание – это снижает утомляемость. 4. Поддерживайте порядок. Даже самым лучшим образом распланированные дела могут осесть тяжким грузом только потому, что слишком много времени тратится на поиски нужных документов, телефонов, флэшки с информацией и прочие мелочи. Решить эти проблемы просто: почту нужно просматривать и обрабатывать сразу, документы складывать в папки, номера телефонов записывать в записную книжку, а не на газетные страницы. 5. Не тратьте время попусту. Исследования европейских ученых свидетельствуют, что менеджера отвлекают от дел в среднем один раз в восемь минут, или около 60 раз в день! По мнению специалистов, значительная часть рабочего времени тратится на пустые разговоры со знакомыми и коллегами. Психологи не советуют категорически отказываться от общения, но напоминают, что во всем важна мера.
СОВЕТЫ КП
- Планируйте дела не только по срочности, но и по важности.- Не откладывайте мелкие дела на завтра, а тем более на неопределенное время.
- Используйте время вынужденного бездействия.
- Включите в свой дневной план отдых.
- Пишите списки предстоящих дел и сверяйте планы в течение дня.
- Устанавливайте сроки выполнения задач. Научитесь концентрироваться на одном деле.
- Поощряйте себя за выполнение важного дела. 2061
